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CONSEJO SUPERIOR
ACUERDO No.
006
Abril 29 del 2002
"Por la cual se define la estructura
organizacional de la División
de Bibliotecas de la Universidad y se establece su Planta definitiva de
Cargos"
EL CONSEJO SUPERIOR DE LA
UNIVERSIDAD DEL VALLE, en uso de sus
atribuciones, y en especial de las contenidas en el literal b) del
Artículo
18 del Estatuto General, y
CONSIDERANDO:
1. Que la Escuela de
Ingeniería Industrial y Estadística
de la Facultad de Ingeniería de la Universidad del Valle,
adelanta
el estudio de mejoramiento de procesos denominado "Proyecto Universidad
del Valle Siglo XXI".
2. Que en el informe final
correspondiente al Departamento de
Bibliotecas, la Escuela de Ingeniería Industrial y
Estadística
presentó recomendaciones sobre la estructuración
y el dimensionamiento
de esta dependencia, acorde con los procesos, competencias y
responsabilidades
a su cargo.
3. Que la
Dirección de la Universidad realizó un
análisis detenido sobre las recomendaciones presentadas por
la Escuela
de Ingeniería Industrial y Estadística y
presentó
sus conclusiones a consideración del Consejo Superior.
4. Que es necesario
adecuar la estructura actual de las diferentes
Dependencias a las nuevas exigencias de la institución.
A C U E R D A:
ARTICULO 1º.
Denominación: En lo sucesivo el Departamento
de Bibliotecas se denominará División de
Bibliotecas.
ARTICULO 2º. La
División de Bibliotecas es una dependencia
adscrita a la Vicerrectoría Académica que tiene
como función
general, la gestión de las actividades relacionadas con los
procesos
bibliográficos necesarios para el normal desarrollo de las
actividades
académicas, de investigación y
extensión de la Universidad.
Es el órgano central bibliotecario y
bibliográfico de la
Universidad, la cual estará al servicio de la Comunidad
Universitaria
y de las personas e instituciones de la región.
ARTICULO 3º. Funciones
específicas de la División
de Bibliotecas
La División de Bibliotecas
tendrá las siguientes funciones
específicas:
a) Desarrollar, conservar y difundir la
información
documental y los materiales bibliográficos en cualquier tipo
de
soporte, relacionada fundamentalmente con los programas de
formación
que brinda la Universidad.
b) Elaborar y difundir la
información bibliográfica necesaria
para satisfacer la demanda de los usuarios individuales y de los planes
de estudios, facultades, centros de documentación, Sedes
Regionales,
Seccionales y demás áreas funcionales donde se
hace presencia,
prestando especial atención a temáticas
relacionadas con
la formación académica y la
investigación.
c) Garantizar el acceso a la
información documental que permita
a la Universidad cumplir sus objetivos de formación,
docencia, investigación,
gestión y extensión.
d) Dirigir la elaboración y el
mantenimiento de los catálogos
de todo tipo de colecciones y publicaciones, manteniendo de esta forma
las bases de datos necesarias para el sistema de información
de
acceso a la información.
e) Llevar a cabo la coordinación
técnica de los programas
de cooperación interbibliotecaria que se establezcan,
actuando además
como organismo técnico bibliotecario representante de la
Universidad
en este campo.
f) Proporcionar a los usuarios y a las
dependencias que conforman la
estructura académica de la Universidad, el asesoramiento
necesario
para el mejor uso de los recursos de la División de
Bibliotecas.
g) Poner a disposición de los
estudiantes, profesores y dependencias
de la institución, la información que requieran
para el mejor
desempeño de las actividades y propósitos que les
son propios.
h) Participar en programas y convenios
interinstitucionales que tengan
como objetivo mejorar sus propios servicios (catálogos,
préstamo
interbibliotecario, canje y demás).
i) Facilitar a la comunidad universitaria el
acceso a la información
documental de otras bibliotecas y centros de documentación.
j) Integrarse en las redes y sistemas de
información que potencien
los objetivos institucionales.
ARTICULO
4º. COMITÉ CENTRAL DE BIBLIOTECAS.
Bajo la dirección del Vicerrector
Académico funcionará
en la Universidad del Valle el Comité Central de
Bibliotecas, como
organismo asesor de la Dirección Universitaria en la
planificación,
desarrollo y gestión de los servicios y actividades de la
División
de Bibliotecas, cuyas funciones específicas serán
las siguientes:
a) Estudiar y proponer las
políticas generales tendientes
al desarrollo y funcionamiento de la División de
Bibliotecas, con
el fin de hacer las recomendaciones pertinentes a la
Dirección Universitaria.
b) Estudiar las propuestas de
modificación a la estructura y
organización de la División de Bibliotecas para
ser sometidas
a las Instancias pertinentes y por éstas a
consideración
del Consejo Superior.
c) Estudiar y someter a
consideración de las Instancias pertinentes
y por éstas al Consejo Superior el reglamento de la
División
de Bibliotecas o sus modificaciones.
d) Estudiar y proponer a la
Dirección Universitaria la participación
de la División de Bibliotecas en programas nacionales e
internacionales
relacionados con sus actividades y funciones.
e) Fijar criterios para distribuir los Fondos
de la División
de Bibliotecas en concordancia con las normas internas de la
Universidad.
f) Estudiar las propuestas de normatividad
para el uso de los diferentes
servicios.
g) Recoger, analizar y proponer soluciones a
las propuestas, sugerencias
y reclamaciones de las diferentes dependencias y de los usuarios de los
servicios.
h) Estudiar y emitir recomendaciones sobre
los proyectos de planificación,
así como de las propuestas de creación,
supresión,
modificación o transformación de los servicios
internos de
la División de Bibliotecas.
i) Proponer el régimen
sancionatorio a los usuarios que no acaten
el reglamento de la biblioteca o que hagan un uso indebido del material
que se les suministra.
j) Estudiar las sugerencias y consultas que
sobre la política
general de la División de Bibliotecas le presenten las
diferentes
Facultades y demás Dependencias de la Universidad y emitir
las recomendaciones
pertinentes a las Instancias que correspondan.
k) Estudiar las políticas sobre
adquisición, elaboración
y publicación de textos universitarios y hacer las
recomendaciones
pertinentes a la Dirección Universitaria.
l) Proponer y presentar a las Instancias
correspondientes el plan de
trabajo anual de la División de Bibliotecas.
m) Darse su propio reglamento de
funcionamiento.
PARÁGRAFO:
El
Comité Central de Bibliotecas
se reunirá en sesión ordinaria dos (2) veces
durante el transcurso
de cada semestre académico y en sesión
extraordinaria cuando
sea convocado por su Presidente.
ARTICULO 5º.
CONFORMACIÓN DEL COMITÉ CENTRAL DE
BIBLIOTECAS
El Comité Central de Bibliotecas
estará integrado por
los siguientes funcionarios:
a) El Vicerrector Académico quien lo presidirá.
b) El Vicerrector de Bienestar Universitario
c) El Jefe de la División de
Bibliotecas.
d) El Director de Planeación y
Desarrollo de la Universidad.
e) Un representante de cada una de las
Facultades y del Instituto de
Educación y Pedagogía, designados por el
respectivo Comité
de Facultad u organismo que haga sus veces.
f) El Director del Programa Editorial
g) Un representante del Comité
Interno de la División
de Bibliotecas.
h) Un estudiante regular de la Universidad,
con su respectivo suplente,
elegidos para un periodo de dos años, mediante
votación directa
y secreta de los estudiantes con matricula vigente.
PARÁGRAFO.
Mientras
se elige la representación
de los estudiantes, asistirá al Comité el Central
de Bibliotecas
uno de los representantes de los estudiantes ante el Consejo
Académico.
ARTICULO 6º.
COMITÉ INTERNO DE LA DIVISIÓN DE
BIBLIOTECAS.
El Comité Interno de la
División de Bibliotecas es un
órgano colegiado de carácter consultivo y asesor
de la Jefatura
de la División de Bibliotecas y del Comité
Central de Bibliotecas.
Funcionará bajo la coordinación del Jefe de la
División
y tendrá las siguientes funciones:
a) Asesorar al Jefe de la División
de Bibliotecas en
la orientación y ejecución de las
políticas de procesos
técnicos y de servicios de la Biblioteca y sugerir
modificaciones
a la estructura y organización de la División de
Bibliotecas.
b) Tratar todos aquellos aspectos de
carácter técnico
y régimen interno, unificando criterios y proponiendo las
directrices
necesarias para el correcto funcionamiento de la División de
Bibliotecas.
c) Definir y estudiar políticas
para promover el desarrollo y
buen funcionamiento de cada área de la División
de Bibliotecas
y de las colecciones que conforman el sistema.
d) Elaborar propuestas de normativa de uso de
los servicios que ofrece
la División de Bibliotecas y elevarlas ante el
Comité Central
de Bibliotecas para su consideración y análisis.
e) Cumplir y hacer cumplir los reglamentos de
la Universidad en general
y los específicos de la División de Bibliotecas.
f) Recomendar y aprobar para cada semestre
académico el plan
de trabajo propuesto por cada una de las áreas de la
biblioteca.
g) Evaluar las actividades propuestas por
cada área.
h) Proponer al Comité Central de
Bibliotecas el plan de capacitación
para el personal adscrito a la División de Bibliotecas.
i) Evaluar el reglamento general de
servicios, tarifas de los servicios
especiales y presentar las recomendaciones del caso al
Comité Central
de Bibliotecas.
j) Elegir un representante para un
período de un año no
renovable para periodos sucesivos ante el Comité Central de
Bibliotecas.
k) Darse su propio reglamento de
funcionamiento.
l) Las demás que le asignen las
autoridades universitarias.
ARTICULO
7º. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ INTERNO
DE LA DIVISIÓN DE BIBLIOTECAS
El Comité Interno de la
División de Bibliotecas estará
integrado por los siguientes funcionarios:
a) El Jefe de la División de
Bibliotecas quien lo presidirá.
b) El Coordinador de Área
Administrativa de la División
de Bibliotecas, quien hará las veces de Secretario del
Comité.
c) Los Coordinadores de las diferentes
Áreas de la División
de Bibliotecas.
d) Un representante de los Profesionales y
Bibliotecarios vinculados
a la División de Bibliotecas en calidad de nombramiento
definitivo
o mediante contrato a término indefinido. El periodo
será
de un año no renovable para periodos sucesivos.
PARÁGRAFO:
El
Comité Interno de la División
de Bibliotecas se reunirá en sesión ordinaria una
vez al
mes y en sesión extraordinaria cuando sea convocado por su
Presidente.
ARTÍCULO 8º.
ESTRUCTURA DE LA DIVISIÓN DE BIBLIOTECAS
La División de Bibliotecas
tendrá la siguiente estructura:
a) Jefatura de la División
b) Área Administrativa
c) Área de Procesos
Técnicos
d) Área de Servicios al
Público
e) Área Descentralizada
f) Museo Arqueológico
Se anexa y hace parte del presente Acuerdo el organigrama
correspondiente
a la División de Bibliotecas.
ARTÍCULO 9º.
PLANTA DE CARGOS
La siguiente es la Planta de Cargos
definitiva de la División
de Bibliotecas.
| CARGO |
CÓDIGO |
CANTIDAD |
| Jefe
de División |
210 |
1 |
| Coordinador
de Área |
370 |
4 |
| Profesional |
340 |
15 |
| Técnico |
401 |
2 |
| Bibliotecario |
1-01-018 |
40 |
| Auxiliar
Administrativo |
550 |
1 |
| Secretaria |
540 |
3 |
| TOTAL |
|
66 |
ARTÍCULO 10º.
JEFATURA DE LA DIVISIÓN
El Jefe de la División de
Bibliotecas de la Universidad es el
responsable de la gestión y funcionamiento del Servicio de
la División
de Bibliotecas.
Son funciones del Jefe de la
División de Bibliotecas:
a) Cumplir y velar por el cumplimiento del
Reglamento y demás
normas de la Biblioteca.
b) Planificar, gestionar y evaluar la
actividad de la Biblioteca, de
acuerdo con las disposiciones y directrices que al efecto aprueben los
órganos de gobierno académico de la Universidad
y, específicamente,
la Vicerrectoría Académica como autoridad
responsable del
Servicio.
c) Coordinar y supervisar el trabajo del
personal destinado a la División
de Bibliotecas, asignando sus tareas específicas.
d) Programar y realizar actividades de
extensión cultural de
la División de Bibliotecas de común acuerdo con
las Unidades
Académicas.
e) Llevar a término la
programación y gestión cultural
que apruebe el Comité Central de Bibliotecas o cualquier
otro órgano
la Universidad faculte en esta materia.
f) Realizar estudios e investigaciones
relacionados con el desarrollo
de las colecciones, utilización, costos y alternativas
tecnológicas
y presentar sus resultados a las Instancias pertinentes .
g) Realizar informes técnicos,
memorias, estadísticas
en el ámbito de su competencia.
h) Desarrollar la política de
recursos humanos del personal adscrito
al servicio, de acuerdo con las directrices establecidas por la
Dirección
Universitaria.
i) Preparar y procurar financiamiento para
ejecutar proyectos de desarrollo
en el área de información,
documentación y bibliotecas.
j) Gestionar la realización de
proyectos de investigación
y desarrollo en materia de sistemas de organización del
conocimiento
de bibliografía y documentación.
k) Actuar como Presidente del
Comité Interno de la División
de Bibliotecas.
l) Preparar el presupuesto anual de ingresos
y gastos de la Biblioteca
y presentarlo a las Instancias correspondientes.
m) Promover la cooperación
interbibliotecaria con otros centros
de información nacionales e internacionales.
n) Ejercer cualquier otra función
que le sea asignada por el
Consejo Superior, el Rector o el Vicerrector Académico.
ARTÍCULO 11º. EL
AREA ADMINISTRATIVA será responsable
de la administración de los recursos Humanos,
Físicos y Financieros
asignados a la División de Bibliotecas, y tendrá
las siguientes
funciones específicas:
a) Controlar el registro de bienes inmuebles
y muebles devolutivos
asignados a la División de Bibliotecas y velar por su uso
racional,
mantenimiento y conservación.
b) Efectuar los trámites
relacionados con la adquisición
de bienes, insumos, material bibliográfico y de
información
y servicios requeridos por la División de Bibliotecas.
c) Apoyar la elaboración del
presupuesto de la División
y controlar su ejecución.
d) Coordinar con las dependencias de la
Universidad correspondientes
las actividades de salud ocupacional, las novedades de personal y
bienestar
requeridos para la División de Bibliotecas.
e) Efectuar los trámites y
actividades relacionadas con el Fondo
Renovable, caja menor.
f) Coordinar la logística de las
actividades culturales que se
desarrollen en la División de Bibliotecas en
colaboración
con el Jefe de la División.
g) Apoyar a la División en general
y a las áreas en particular,
en las actividades administrativas que desarrollen.
ARTÍCULO 12º.
PLANTA DE CARGOS DE LA JEFATURA DE LA DIVISIÓN
DE BIBLIOTECAS.
La siguiente es la Planta de Cargos
definitiva de la Jefatura de la
División de Bibliotecas:
| CARGO |
CÓDIGO |
CANTIDAD |
| Jefe
de División |
210 |
1 |
| Coordinador
de Área |
370 |
1 |
| Profesional |
340 |
1 |
| Técnico |
401 |
1 |
| Secretarias |
540 |
2 |
| Auxiliar
Administrativo |
550 |
1 |
| TOTAL |
|
7 |
ARTÍCULO 13º. EL
ÁREA DE PROCESOS TÉCNICOS
será responsable del conjunto de las labores
internas que se
realizan con el material bibliográfico e
información documental
desde la recepción de la solicitud de adquisición
hasta su
total disponibilidad por parte de los usuarios, y tendrá las
siguientes
funciones específicas:
a) Coordinar los procesos relativos a la
selección,
adquisición, registro, adecuación,
análisis y conservación
de la información documental y los materiales
bibliográficos
en cualquier formato.
b) Coordinar la Adquisición de la
información documental
y material bibliográfico.
c) Proceso Técnico de registro,
clasificación, catalogación,
canje y donación de la información documental y
material
bibliográfico que adquiera la Universidad.
d) Coordinar los procesos de Canje y
Donación de material documental
y bibliográfico.
e) Conservación del material
bibliográfico y documental.
f) Automatización y ajuste de
procesos a normas de alta calidad.
ARTÍCULO 14º.
PLANTA DE CARGOS DEL ÁREA DE PROCESOS
TÉCNICOS
La siguiente es la Planta de Cargos
definitiva del Área de Procesos
Técnicos:
| CARGO |
CÓDIGO |
CANTIDAD |
| Coordinador
de Área |
370 |
1 |
| Profesional |
340 |
4 |
| Bibliotecario |
1-01-018 |
5 |
| TOTAL |
|
10 |
ARTÍCULO 15º. EL
ÁREA DE SERVICIOS AL PÚBLICO será
la responsable del manejo operativo de los recursos
bibliotecológicos
de la Universidad relativos a la información
bibliográfica,
la consulta y lectura en salas y el préstamo de obras.
El Área de Servicios al
Público tendrá las
siguientes funciones específicas:
a) Servicio de información
general, referencial e información
bibliográfica.
b) Acceso a bases de datos y materiales de
multimedia y audiovisuales.
c) Asesorar a docentes e investigadores en
materia de información
y documentación.
d) Organizar cursos, seminarios y
conferencias sobre el uso de la Biblioteca
y de los sistemas de información y documentación
e) Facilitar el acceso a la
información bibliográfica
y documental existente dentro y fuera de la comunidad universitaria.
f) Orientar e informar a la comunidad
universitaria sobre los recursos
bibliográficos, de información documental
existentes en la
Universidad y en otros centros y Servicios de Documentación.
g) Elaborar guías que den a
conocer los servicios prestados por
la División de Bibliotecas.
h) Facilitar la consulta del
catálogo de la División de
Bibliotecas y de otros Centros y Servicios de Documentación.
i) Efectuar búsquedas documentales
en las principales bases de
datos nacionales y extranjeras a partir de peticiones formuladas por
los
usuarios.
j) Poner a disposición de todas
los usuarios las bases de datos
en soporte CD-ROM a través de las redes
informáticas.
k) Localizar y facilitar el acceso al
documento que no se encuentre
disponible en la Universidad mediante el préstamo o la
reproducción
del mismo en cualquier soporte.
l) Consulta y lectura en sala.
m) Préstamos de material
bibliográfico.
n) Formación de los usuarios en el
aprovechamiento de los servicios
de la División de Bibliotecas.
o) Boletines sumarios, noticias o novedades
bibliográficas.
p) Certificar el estado de paz y salvo de los
usuarios para los trámites
que la Universidad determine.
ARTÍCULO
16º. PLANTA DE CARGOS DEL ÁREA DE
SERVICIOS AL PÚBLICO
La siguiente es la Planta de Cargos
definitiva del Área de Servicios
al Público:
| CARGO |
CÓDIGO |
CANTIDAD |
| Coordinador
de Área |
370 |
1 |
| Profesional |
340 |
8 |
| Bibliotecario |
1-01-018 |
24 |
| TOTAL |
|
33 |
ARTÍCULO 17º. EL
ÁREA DESCENTRALIZADA es la
encargada de proyectar los servicios de la División de
Bibliotecas
en los Centros de Documentación, Seccionales, Sedes
Regionales y
demás áreas funcionales donde la Universidad haga
presencia.
El Área Descentralizada tendrá
las siguientes funciones
específicas:
a) Servicios iguales al Área de
Servicios al Público
en las Bibliotecas y Centros de Documentación
descentralizados adscritos
a la División de Bibliotecas.
b) Velar por el cumplimiento de las normas de
calidad en el servicio
y manejo del material que la Universidad haya asignado para el
funcionamiento
de las Bibliotecas y Centros de Documentación adscritos a
otras
dependencias de la Universidad.
ARTÍCULO 18º.
PLANTA DE CARGOS DEL ÁREA DESCENTRALIZADA
La siguiente es la Planta de Cargos
definitiva del Área Descentralizada:
| CARGO |
CÓDIGO |
CANTIDAD |
| Coordinador
de Área |
370 |
1 |
| Profesional |
340 |
2 |
| Bibliotecario |
1-01-018 |
11 |
| Secretaria |
540 |
1 |
| TOTAL |
|
15 |
ARTÍCULO 19º. EL
MUSEO ARQUEOLÓGICO es un organismo
científico y cultural adscrito a la División de
Bibliotecas.
Sus actividades se dirigen tanto a favorecer el acceso
físico e
intelectual a las colecciones mediante la exposición y
divulgación
de sus significados, como a conservarlas, documentarlas e
interpretarlas.
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